Dienstleistungen

Sozialversicherung, Anmeldung eines Arbeitnehmers

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden.

Wenn Sie Personal neu einstellen, müssen Sie diese Beschäftigten bei der Sozialversicherung anmelden.

Diese Meldepflicht gilt für alle Ihre Beschäftigten. Sie müssen also nicht nur Ihre sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern ebenso zum Beispiel geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte, Auszubildende, Werkstudenten oder beschäftigte Rentner bei der Sozialversicherung anmelden. Das Anmeldeverfahren ist – mit Ausnahme von Minijobs in Privathaushalten – für alle Beschäftigten gleich.

Meldungen zur Sozialversicherung müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Meldungen mit diesem Programm erstellen und versenden. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) bietet mit „sv.net“ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für die Anmeldung nutzen können. Bis zu einem bestimmten Nutzungsumfang ist das Programm kostenlos.

Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen enthalten auch die notwendigen Module für alle weiteren elektronischen Meldungen an die Sozialversicherung, zu denen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verpflichtet sind. Wichtig sind neben der Anmeldung vor allem der monatliche Beitragsnachweis und die Jahresmeldung. In manchen Branchen müssen Sie zusätzlich zur Anmeldung eine Sofortmeldung abgeben.

Für die Anmeldung von Beschäftigten müssen Sie unter anderem folgende Angaben machen:

Angaben zu persönlichen Daten: Lassen Sie sich dafür amtliche Unterlagen, wie zum Beispiel den Personalausweis, vorlegen.
Sozialversicherungsnummer: Diese finden Sie auf dem Sozialversicherungsausweis des Mitarbeitenden. Liegt der Ausweis nicht vor, können Sie neues Personal auch ohne Versicherungsnummer anmelden. In diesem Fall müssen Sie Geburtsdatum, Geburtsort sowie gegebenenfalls Geburtsland und -namen angeben.

Einzugsstelle: Die zuständige Einzugsstelle ist in der Regel die gesetzliche Krankenkasse des/der Mitarbeitenden, bei geringfügig Beschäftigten ist es die Minijob-Zentrale. Um die Anmeldung vorzubereiten, können Sie das „Informationsportal für Arbeitgeber“ der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) nutzen. Dieses Informationsportal hilft Ihnen, das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungsrechtlich einzuordnen und alle notwendigen Daten zusammenzustellen.

Wenn Sie zum ersten Mal Personal einstellen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese erhalten Sie beim Betriebsnummernservice (BNS) der Bundesagentur für Arbeit.

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie die Anmeldung selbst erstellen oder durch Ihren externen Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüro, Servicerechenzentrum) erstellen lassen.

Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Meldung aus diesem Programm mit dem Meldegrund „10“ (Anmeldung) abgeben.
Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Anmeldung über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie zum Beispiel „sv.net“ abgeben.
Wenn Sie „sv.net“ nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie das Programm auf.
- Registrieren Sie sich als neuer Nutzer. falls noch nicht geschehen.
- Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten und Ihrer Betriebsnummer an.
- Unter „Formulare“ wählen Sie die Kachel „SV-Meldung“ und dort das Formular „Anmeldung“ aus. Wählen Sie das Element „10 Beginn der Beschäftigung“.
- Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung.
- Schicken Sie die Anmeldung per Knopfdruck ab. Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem sv.net-Postfach.
- Speichern Sie alle relevanten Unterlagen elektronisch oder drucken Sie diese zur Aufbewahrung aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.

Anmeldung abgeben: mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung
Sofortmeldung abgeben: spätestens bei Beschäftigungsaufnahme

keine

Annahme und Verarbeitung der übermittelten Daten: innerhalb von circa 15 Minuten

Minijobs in Privathaushalten werden anders gemeldet. Dafür müssen Sie das Haushaltsscheckverfahren bei der Minijob-Zentrale nutzen.
Wenn Sie Beschäftigte nicht anmelden, beziehungsweise nicht richtig oder rechtzeitig anmelden (gilt auch für die Sofortmeldung), handeln Sie ordnungswidrig und müssen mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 25.000 rechnen.